O firmă mică trebuie să păstreze documentele contabile, fiscale și de personal pe perioade stabilite de lege, iar restul actelor cât timp sunt utile. Termenele exacte diferă în funcție de tipul documentului, deci verificați-le cu contabilul. Pe bizcamp.ro găsiți idei practice pentru administrarea unei afaceri.
Principiul de bază: nu aruncați nimic la întâmplare
Unele documente trebuie păstrate zeci de ani, altele câțiva ani, iar câteva doar cât timp au relevanță. Un registru simplu, în care notați ce aveți și până când păstrați fiecare act, vă scutește de multe griji.
Categoriile principale
Pentru ordine, împărțiți actele în câteva grupe:
- documente de constituire și acte ale firmei;
- documente contabile și fiscale: facturi, extrase, registre;
- documente de personal: contracte, state de plată, pontaje;
- contracte cu clienții și furnizorii;
- autorizații, licențe și polițe de asigurare.
Actele firmei și contractele
Actele de înființare, modificările lor și hotărârile asociaților se păstrează cât timp firma există. La fel, documentele care dovedesc dreptul de proprietate sau de folosință. Contractele importante se păstrează și după încheierea lor, pe durata în care pot apărea litigii.
Documentele contabile
Facturile, registrele și extrasele de cont au termene de arhivare stabilite prin legislația contabilă. Contabilul vă poate spune exact cât trebuie să le țineți. Important este ca ele să fie complete, lizibile și ușor de găsit în cazul unui control.
Dosarul de personal
Documentele angajaților sunt sensibile și au reguli stricte. Contractele, statele de plată și evidențele timpului lucrat se păstrează conform legii, iar accesul trebuie limitat la persoanele autorizate. Nu lăsați dosarele la vedere și nu le copiați fără rost.
Format fizic sau electronic
Puteți arhiva și digital, dacă respectați condițiile legale pentru documentele respective. Un scanner bun, denumiri clare ale fișierelor și o copie de siguranță separată fac diferența. Unele acte, însă, trebuie păstrate în original, așa că întrebați înainte să le aruncați.
Documentele care se pierd cel mai des
Cele mai uitate acte sunt cele mici: confirmările de plată, procesele-verbale de predare, corespondența cu clienții și garanțiile echipamentelor. Ele par fără importanță până în ziua în care aveți nevoie să dovediți ceva. Un dosar numit simplu, „diverse importante”, evită pierderea lor, dar verificați-l periodic ca să nu devină un morman.
Ce faceți când vă mutați sediul sau schimbați contabilul
La schimbarea contabilului, cereți un proces-verbal de predare-primire, cu lista exactă a actelor predate. La mutarea sediului, transportați arhiva într-un loc ferit de umezeală și foc. Resursele de pe bizcamp.ro pot fi un punct de plecare, dar ordinea din hârtii economisește timp și bani în orice firmă.
Dacă firma se închide, obligația de păstrare nu dispare automat. Întrebați contabilul cine răspunde de arhivă și cât timp.
Pași pentru a vă organiza
- creați dosare pe categorii și pe ani;
- notați pe fiecare dosar data până la care îl țineți;
- revizuiți arhiva o dată pe an;
- distrugeți documentele expirate într-un mod sigur;
- păstrați o listă a ceea ce ați eliminat.
Recomandare finală
Stabiliți o regulă simplă și respectați-o: orice document nou intră în dosarul potrivit în aceeași zi. Discutați cu contabilul lista termenelor valabile pentru firma voastră. Dacă vreți și alte ghiduri pentru antreprenori, vizitați resursele de pe bizcamp.ro, unde puteți continua documentarea. Rețineți că bizcamp.ro, ca orice sursă de informare, este un punct de plecare, nu o garanție, deci verificați mereu cu un specialist.
