Salariile se contabilizează în patru pași: înregistrezi cheltuiala cu salariile brute, reții impozitul și contribuțiile datorate de angajat, înregistrezi contribuția angajatorului, apoi plătești salariul net și obligațiile către buget. Pentru repere contabile în general, poți consulta și contabil-romania.ro.
Ce se înregistrează de fapt
Salariul brut este o cheltuială a firmei. Din el se rețin impozitul pe venit și contribuțiile sociale datorate de salariat, iar diferența rămâne ca datorie către angajat. Separat, angajatorul datorează o contribuție proprie, care este tot o cheltuială. Contabilitatea trebuie să arate clar fiecare dintre aceste sume.
Conturile folosite frecvent
Planul de conturi grupează aceste operațiuni astfel încât fiecare obligație să aibă un loc distinct. Denumirile exacte și analiticele diferă de la firmă la firmă, dar structura rămâne aceeași:
- 641 pentru cheltuielile cu salariile personalului;
- 646 pentru cheltuielile privind contribuția asiguratorie pentru muncă;
- 421 pentru remunerațiile datorate personalului;
- 431 pentru datoriile privind asigurările sociale și de sănătate;
- 436 pentru contribuția asiguratorie pentru muncă datorată;
- 444 pentru impozitul pe veniturile din salarii;
- 5121 pentru plățile din contul bancar.
Pașii înregistrării lunare
1. Salariul brut
Pe baza statului de plată, recunoști cheltuiala: debitezi 641 și creditezi 421 cu valoarea brută. Aici intră și sporurile, indiferent de felul lor, dacă fac parte din venitul salarial.
2. Rețineri din salariul brut
Contribuțiile și impozitul datorate de salariat se rețin din brut. Contabil, debitezi 421 și creditezi 431 pentru contribuțiile sociale reținute, respectiv 444 pentru impozit. Ce rămâne în 421 reprezintă salariul net de plătit.
3. Contribuția angajatorului
Contribuția asiguratorie pentru muncă se înregistrează separat: debitezi 646 și creditezi 436. Ea nu se scade din salariul angajatului, ci rămâne în sarcina firmei.
4. Plata
La plata salariilor nete, debitezi 421 și creditezi 5121 sau contul de casă. Obligațiile către buget se închid la plata lor, prin descărcarea conturilor 431, 436 și 444 în contrapartidă cu contul bancar.
Ce verifici înainte de a închide luna
Nu trece la închidere până nu ai confruntat datele din mai multe locuri. Concordanța dintre statul de plată, fluturașii de salariu, declarațiile depuse și balanța contabilă arată dacă o sumă a rămas pe dinafară.
Verifică și situațiile speciale: concediile medicale, concediile fără plată, avansurile, popririle și angajările sau încetările din cursul lunii. Fiecare dintre ele modifică baza de calcul sau momentul plății.
Ține evidența termenelor: statul de plată se întocmește lunar, iar sumele către buget se achită la datele scadente stabilite de lege. Întârzierile atrag majorări și penalități, așa că un calendar fiscal intern, completat la începutul anului, rămâne unul dintre cele mai simple instrumente de control. Dacă ești la început, contabil-romania.ro poate fi un loc bun pentru a recapitula noțiunile de bază.
Greșeli care se repetă
Cea mai frecventă este amestecul dintre contribuțiile reținute de la angajat și cele datorate de angajator. O alta este ignorarea decalajului dintre data recunoașterii cheltuielii și data plății. Mai apare și greșeala de a păstra solduri vechi în 421, fără a verifica dacă sunt salarii neridicate sau simple erori de înregistrare.
Cotele și regulile de calcul se modifică prin acte normative, așa că nu te baza pe formule memorate. Verifică întotdeauna legislația în vigoare la data plății sau consultă un contabil autorizat.
Recomandare practică
Documentează lunar fiecare pas și păstrează statele de plată împreună cu notele contabile. Pentru un punct de plecare în informarea contabilă, alte materiale de referință de pe contabil-romania.ro pot completa verificările făcute cu specialistul tău.
