Actele firmei se păstrează organizat, pe categorii, iar fiecare tip de document are propriul termen legal de arhivare. Statele de plată și dosarele de personal sunt păstrate cel mai mult, iar documentele justificative contabile, o perioadă mai scurtă. Ghidul RevistaFirmelor de mai jos arată cum îți faci un sistem simplu de arhivă.
Ghidurile despre înființarea și administrarea unei firme din România apar pe RevistaFirmelor, unde subiecte ca PFA sau SRL, contabilul și primul angajat sunt explicate pe înțeles. Aici ne ocupăm doar de hârtii, fișiere și termene.
De ce contează arhiva
Un control fiscal, un litigiu, un credit bancar sau vânzarea firmei încep toate cu aceeași întrebare: ai documentele? Lipsa lor poate duce la amenzi, la cheltuieli neacceptate sau la pierderea unui drept. Iar o arhivă ordonată te scutește de ore pierdute în căutări.
Categoriile principale de acte
- acte de înființare și modificare: certificatul de înregistrare, actul constitutiv, hotărârile asociaților;
- documente contabile: facturi, extrase de cont, contracte, registre;
- documente de personal: contracte de muncă, state de plată, pontaje, concedii;
- documente fiscale: declarații, dovezi de plată, corespondență cu autoritățile;
- contracte comerciale, polițe de asigurare, autorizații și licențe.
Cât timp le păstrezi
Termenele sunt stabilite prin legi diferite, în funcție de tipul documentului. Actele constitutive și hotărârile asociaților se păstrează cât firma există, apoi conform regulilor de lichidare. Registrele și documentele contabile au termene de ordinul anilor, iar actele legate de salarii și dosarele de personal se păstrează mult mai mult timp, de obicei zeci de ani, pentru că pot servi la stabilirea drepturilor de pensie.
Nu memora cifre din memorie și nu te baza pe ce face vecinul. Cere contabilului tău lista actualizată a termenelor, aplicabilă firmei tale, și lipește-o pe prima pagină a arhivei.
Cum organizezi arhiva
Alege un singur sistem și rămâi la el. Împarte dosarele pe ani și pe categorii, etichetează-le clar și notează pe fiecare data până la care trebuie păstrat conținutul. Numește o persoană responsabilă de arhivă, chiar dacă firma e mică. Când răspunderea e clară, documentele ajung la locul lor în aceeași săptămână, nu la sfârșitul anului. Păstrează originalele pe hârtie acolo unde legea o cere și adaugă o copie scanată pentru acces rapid. La contractele de lungă durată, notează într-un calendar data de expirare și termenul de preaviz.
Pentru fișierele digitale, folosește denumiri unitare, de exemplu an, lună, tip document și partener. Fă copii de siguranță pe cel puțin două locuri și verifică din când în când că le poți deschide.
Hotărârile și procesele-verbale
Deciziile asociaților au nevoie de o urmă scrisă. Dacă firma are mai mulți asociați, modul în care se votează și se iau deciziile influențează ce trebuie consemnat; poți citi pe larg în ghidul Vot și majorități în SRL: cum se iau deciziile între asociați, apoi arhivează fiecare hotărâre împreună cu anexele ei.
Când distrugi documentele
Nu arunca nimic doar pentru că s-a umplut dulapul. Distruge actele numai după expirarea termenului, pe baza unui proces-verbal intern, cu lista documentelor eliminate. Documentele cu date personale se distrug prin tocare sau prin servicii specializate.
Pe scurt
Fă o listă a categoriilor, cere contabilului termenele, etichetează dosarele și programează o verificare anuală. În felul acesta, RevistaFirmelor îți rămâne un reper pentru a pune ordine în administrarea firmei, iar arhiva ta va fi gata la orice control.
